Folgend eine detaillierte Beschreibung einer Tagung für 130 Personen auf Mallorca.

Die Veranstaltung
Die Aufgabenstellung
Der Betreuung
Die Finanzverantwortung

Veranstaltung

Das Unternehmen Verlagsgruppe Milchstrasse veranstaltet jährlich eine Tagung im Ausland. Für die Veranstaltung im Jahr 2000 wurde als Zielort die Insel Mallorca auserwählt und die Firma lud hierfür 130 ihrer Mitarbeiter ein. Die Tagung fand in der Zeit vom 05. – 09.05.2000 statt und, wie bei jedem Auslandsaufenthalt, beinhaltete auch diese nebst Schulungen ein Fülle von Freizeitaktivitäten.

Aufgabenstellung

Auswahl der Hotels (Tagung und Unterkunft getrennt) und Schulungsräume
Einholen von Angeboten, Preisverhandlungen
Zimmerbuchung
Buchung der Schulungsräume
Organisation und Anmietung der Tagungstechnik
Organisation der Ankunft/Flughafen, da mehrere Maschinen zu verschiedenen Zeiten; entsprechende Gepäck- Personenverteilung auf die jeweiligen Busse
Weitgehende Vorbereitung und Koordination der täglichen Transfers
Restaurantauswahl für tägliches Abendessen und Reservierung sowie Vorschläge/Auswahl von Speisen und Getränken
Organisation der täglichen Freizeitaktivitäten wie z.B. Palma-Tour, Reiten, Tennis, Fahrradfahren, Motorradfahren, Segeltörn auf einem nostalgischem Schiff, Geniessertour ins Landesinnere, Schnuppertauchen, Golf, Wellness/Beauty-Farm etc.
Betreuung einer Exclusive-Party in der Diskothek Clan; Koordination der Räumlichkeiten hinsichtlich des Büffets.

Betreuung

Alle Tagungsräume und das Hotel wurden vor ihrer Buchung von Mitarbeitern von MeM S.L. S.L. besichtigt. Vor, während und nach den eigentlichen Veranstaltungen waren Mitarbeiter von MeM S.L. S.L. vor Ort, um den Aufbau, die Durchführung und den Abbau zu betreuen (Pausenbrunch, Technik etc.). Ebenso waren bei allen Freizeitaktivitäten Mitarbeiter von MeM S.L. S.L. vor Ort, um die jeweiligen Gruppen zu betreuen.

Finanzverantwortung

Klärung von Höhe und Zeitpunkt der Vorabzahlungen
Budgeterstellung
Weiterleitung der Teilzahlungen an die spanischen Dienstleister
Rechnungskontrolle nach Veranstaltung
Erstellen einer Gesamtrechnung anhand der Einzelbelege